Классификация бухгалтерских документов

Виды и формы документов первичного учета

Первичными документами принято считать те документы, которые применяются для оформления определенных хозяйственных операций. В соответствии с бухгалтерским законодательством факты хозяйственной деятельности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета только на основании первичной документации.

Определение 1

Первичный документ бухгалтерского учета – это документальное доказательство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Классификация первичных документов

Существует несколько значимых критериев классификации первичных документов.

Рассмотрим основных из них:

1. Назначение первичных документов. В соответствии с ним первичные документы делятся на:

   • распорядительные, то есть содержащие приказ о совершении какой-либо хозяйственной операции (например, приказ о направлении работника в командировку, содержащий распоряжение о выдаче ему аванса на командировочные расходы);
   • оправдательные, то есть свидетельствующие о совершении хозяйственной операции и выступающие основанием для формирования бухгалтерских проводок (например, авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы подотчетного лица);
   • документы бухгалтерского оформления, то есть документы, применяемые для оформления тех операций, по которым не существует определенных форм первичных документов (например, справка-расчет о распределении общехозяйственных расходов);
   • комбинированные, то есть совмещающие функции распорядительных и оправдательных документов (например, расходный кассовый ордер, который одновременно после подписания его руководителем и главным бухгалтером является распоряжением для кассира о выдаче денежных средств, а после подписания кассиром и получателем средств – оправданием выдачи наличных денежных средств из кассы).

2. хозяйственной операции. В соответствии с эти критерием первичные документы делятся на:

   • материальные, то есть отражающие факты наличия и движения ценностей организации – основных средств, материально-производственных запасов и т.д. (например, приходный ордер, которым оформляется поступление материалов в организацию);
   • денежные, то есть отражающие факты наличия и движения денежных средств в кассе и на счетах организации в банке (например, приходный кассовый ордер, применяемый для оприходования в кассу наличных денежных средств);
   • расчетные, то есть отражающие операции расчетов организации с ее контрагентами (поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами) и различными органами (налоговыми органами, фондами);

3. Место составления документа. В зависимости от него первичные документы делятся на:

   • внутренние, то есть составляемые в организации (например, расходный кассовый ордер);
   • внешние, то есть поступающие в организацию со стороны (от поставщиков, покупателей и так далее) (например, счет-фактура, выставленный поставщиком).

4. Способ отражения хозяйственной операции. По этому показателю первичные документы делятся на:

   • разовые, то есть применяемые для отражения отдельной хозяйственной операции один раз (например, платежное поручение);
   • накопительные, то есть составляемые за определенный период времени на однородные операции (например, лимитно-заборная карта).

5. Порядок оформления документов. В зависимости от него первичные документы делятся на:

   • заполненные вручную;
   • оформленные с помощью специализированных автоматизированных бухгалтерских программ.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Формы первичных документов

Форма первичного документа представляет собой совокупность определенных реквизитов, расположенных в определенном порядке, формирующем структуру документа.

Различают следующие формы первичных документов.

Унифицированные формы первичной документации. Эти формы были разработаны и утверждены Государственным Комитетом статистики России в конце двадцатого века. В настоящее время (с 1 января 2013 года) применение унифицированных документов не обязательно, однако на практике большинство хозяйствующих субъектов продолжает их применение. Это обусловлено несколькими причинами:

• во-первых, унифицированные формы документации не требуют дополнительных затрат на их использование;
• во-вторых, унифицированные формы документации облегчают взаимодействие с контрагентами, зачастую тоже использующими те же формы;
• в-третьих, унифицированные формы документации реализуются практически во всех автоматизированных бухгалтерских продуктах.

В связи с необязательностью применения решение об использовании унифицированных форм необходимо закрепить в положениях учетной политики или же оформить отдельный распорядительный документ.

Альтернативой унифицированным формам первичной документации являются самостоятельно разрабатываемые организациями формы документов. Этот процесс является трудоемким и требует определенных средств, однако может применяться крупными предприятиями, если специфические особенности их деятельности требуют нестандартных форм первичной документации.

При разработке собственных форм первичных документов необходимо соблюдать принципы рациональности и полноты отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить наличие в них обязательных реквизитов, предусмотренных бухгалтерским законодательством (наименование и дата документа, наименование организации и так далее).

Замечание 1

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны утверждаться как приложения к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации перед их утверждением должны быть подвергнуты тщательной проверке, поскольку нехватка в них обязательных реквизитов может стать основанием для признания в бухгалтерском учете со стороны контролирующих органов.

Замечание 2

Как промежуточный вариант могут использоваться модифицированные с учетом особенностей деятельности организации, унифицированные документы.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/vidy_i_formy_dokumentov_pervichnogo_ucheta/

Классификация документов в бухгалтерском учете

Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:

• назначение документов;
• место формирования бумаги;
• степень обобщения содержащихся сведений;
• особенности охвата бизнес-операций и т.д.

В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.

Основные средства в бухгалтерском учете

Типы документов в зависимости от места создания

По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:

1. Внутренние

Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.

Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.

2. Внешние

Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.

Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.

Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению

В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:

1. Распорядительные

Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.

К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.

2. Оправдательные (исполнительные)

Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.

Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).

3. Комбинированные

Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.

Типы документации в зависимости от порядка отражения информации

В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов

Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.

«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе.

Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку.

Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.

Классификация по охвату хозяйственных операций

В зависимости от охвата документация разделяется на:

1. Разовую

Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.

2. Накопительную

Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.

Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/klassifikaciya-bukhgalterskikh-dokumentov.html

Первичные бухгалтерские документы

Основные факты хозяйственной деятельности, такие, как продажа или покупка товаров, оказание услуг клиентам,  отражаются в учете на основании первичных документов – накладных и актов.

Их еще называют документами первого уровня в бухгалтерском учете.

Как следует из названия, именно они являются отправной точкой для формирования учетных записей, на основании которых строится весь дальнейший документооборот компании.

Когда речь идет об исходящих накладных или актах, то их бланк компания вправе разрабатывать сама, либо же она может использовать типовые формы документов. Так или иначе используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации.

Входящие документы компания принимает по тем формам, которые предлагаются поставщиками и исполнителями. Разумеется, такие накладные и акты должны содержать все обязательные реквизиты.

В этом случае они будут являться также и закрывающими бухгалтерскими документами, то есть будут подтверждать факт исполнения обязательств стороны-исполнителя по договору.

Помимо первичных документов в документообороте компании можно выделить оправдательные документы в бухгалтерском учете. Это несколько более широкое понятие.

К оправдательным документам можно отнести, например, счета-фактуры, которые с одной стороны не относятся к первичным учетным документам, но с другой, являются основанием для принятия к вычету входящего НДС, выделенного в цене приобретаемых товаров или услуг.

Какого-либо конкретного предписываемого законом способа систематизации документов в бумажном виде не предусмотрено, так что бухгалтер компании вправе сам разработать систему, в которой будет легко ориентироваться и в случае, например, проверки, сможет быстро найти тот или иной документ.

Регистры в бухгалтерском учете

Систематизированные данные, отраженные в учете на основании первичных документов, образуют регистры бухгалтерского учета. Регистры используются для обобщения данных по конкретным счетам и, в конечном счете, позволяют формировать бухгалтерскую отчетность.

Формы регистров также разрабатываются фирмой самостоятельно и закрепляются для использования в учетной политике.

Согласно статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
• хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Первые включают в себя обобщенную информацию по деятельности организации. К таким регистрам относится, например, оборотно-сальдовая ведомость.

Регистры аналитического учета систематизируют данные по отдельным счетам бухучета, то есть предоставляют конкретную информацию по конкретным видам задолженностей, хозяйственных операций, остатков товаров и ТМЦ, имуществе и так далее.

Примером аналитического регистра может служить анализ по конкретному счету в разрезе субсчетов.

Бухгалтерские регистры, как аналитического, так и синтетического учета, могут составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Различные программы, в которых большинство компаний ведут бухгалтерский учет, позволяют с легкостью решить проблему составления регистров: те или иные их виды можно сформировать и распечатать в любой момент, если бухгалтерия пристально следит за отражением в такой программе первичных документов.

Отчетные документы

Сформированные в должном порядке и в полном объеме регистры бухучета позволяют в конечном счете составлять бухгалтерскую отчетность компании.

Напомним, что для представителей малого бизнеса она включает в себя две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах.

Более крупные компании помимо этих форм сдают отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку к бухгалтерскому балансу.

Поскольку показатели в отчетности базируются на данных регистров аналитического и синтетического учета, а те в свою очередь основываются на записях, отраженных на основании первичных учетных документов, то можно с легкостью проследить цепочку передачи сведений в бухучете: от конкретных фактов хозяйственной деятельности, до формирования обобщенных данных о компании в целом. Подобный подход нацелен, в том числе, на решение одной из основных задач бухучета – задачи формирования полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой для внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.

Источник: https://spmag.ru/articles/klassifikaciya-dokumentov-v-buhgalterskom-uchete

Виды бухгалтерских документов и их назначение

Документальное подтверждение бухгалтерских операций это один из главных этапов учетных работ. Сведения о фактах совершения операции, либо о получении разрешения на ее совершение может быть отражено на различных носителях, однако ни одна хозяйственная операция не должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующим документом.

Бухгалтерский документ – это оформленное в письменном виде подтверждение самого факта совершения хозяйственной операции, либо доказательство о получении разрешения на осуществление данной операции.

Бухгалтерские документы, используемые в учете, различны по своей природе, при этом каждый документ включает в себя ряд показателей. Подобные показатели, содержащие в себе сведения о хозяйственной операции, называются реквизитами. Все реквизиты классифицируются как:

1. постоянные и переменные;
2. обязательные и дополнительные.

Постоянные и переменные реквизиты отличаются друг от друга тем, что постоянные реквизиты применяются в одной организации длительный период времени (название организации, ее юридический адрес, реквизиты банка и т.д.). Переменные реквизиты определяются сущностью хозяйственной операции (кол-во поступивших материалов в накладной, наименование отпущенной в производство продукции и т.д.).

Обязательные реквизиты должны содержаться в каждом бухгалтерском документе (название документа – ПКО, РКО, накладная; содержание операции; подписи; дата, номер документа; наименование предприятия и т.д.). Состав обязательных реквизитов утвержден в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Руководящий состав организации утверждает приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов. Денежные, а также расчетные документы подлежат обязательному подписанию директором и главным бухгалтером.

Дополнительные реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа (номер телефона, основание для совершения операции, ФИО исполнителя, отметка о получении и т.д.).

Системное расположение реквизитов в бухгалтерском документе является структурой документа. Структура может иметь следующие формы: анкетная, табличная, комбинированная.

Бухгалтерский документ с анкетной структурой характеризуется расположением реквизитов как в стандартной анкете (вопрос и ответ). Реквизиты в документах с табличной структурой заполняются в виде таблицы. Комбинированная структура в бухгалтерских документах определяется расположением ряда реквизитов как в анкете, а ряд по табличной структуре.

Госкомстат России по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти (Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ и др.) утверждают унифицированные формы бухгалтерских документов.

Документы, не имеющие унифицированной формы, обязаны быть утверждены в учетной политике организации.

Виды документов, используемых в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по ряду признаков.

Схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению

• распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах.

  (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).

• оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).

• документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.

• комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.).

  Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.

По времени составления

• первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
• сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).

По объему информации

• разовые документы – отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
• накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).

По месту составления

• внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
• внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).

По структуре

• анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
• табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
• комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.

Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.

Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Документооборот на предприятии и его основы.

Документооборот – это система движения документов на предприятии с момента их создания (оформления), либо получения со стороны от физических и юридических лиц, до момента передачи в архив.

Система документооборота на предприятии осуществляется в соответствии с графиком. По каждому документу документооборот может оформляться в виде инструкций, схем, таблиц.

График документооборота определяет порядок формирования первичных документов, оформления и передачи их для осуществления определенных записей в бухгалтерском учете. Ответственность за соблюдение сроков и оформление несут лица составившие и подписавшие его.

Документооборот по отдельным видам документов устанавливается федеральными органами исполнительной власти РФ (например, по денежным).

Изъяты из архива документы могут быть только налоговой инспекцией и налоговой полицией, органами дознания, органами прокуратуры и предварительного следствия, судами на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник: https://buhbook.net/buhgalterskij-uchet/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/vidyi-buhgalterskih-dokumentov-i-ih-naznachenie/