+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

Содержание

Что такое электронная трудовая книжка

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Как будет происходить переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Место работы.
  • Периоды работы.
  • Должность (специальность, профессия).
  • Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
  • Основания прекращения трудового договора.

Что важно знать работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 го-да в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Источник ПФР.

Источник: https://selgazeta.ru/sovetchik/ekonomika-pravo/chto-takoe-elektronnaya-trudovaya-knizhka.html

Пенсионный фонд РФ «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки»

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

Пенсионный фонд Российской Федерации разместил на официальном сайтеинформацию об особенностях перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года.

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

Электронная трудовая книжка (этк)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

  • Преимущества электронной трудовой книжки
  • Переход на электронные трудовые книжки
  • Перечень сведений электронной трудовой книжки
  • Работодателям об электронной трудовой книжке
  • Законодательство об электронных трудовых книжках
  • Вопросы-ответы об электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя.

Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Место работы.• Периоды работы.• Должность (специальность, профессия).• Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

• Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника.Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников.Порядок заполнения формы СЗИ-ТД.Порядок заполнения формы СЗВ-ТД.

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течении какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru (гиперссылка) и на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru (гиперссылка).

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:• у работодателя (по последнему месту работы);• в территориальном органе Пенсионного фонда России;

• в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

  • Кадровое делопроизводство
  • электронные трудовые книжки

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/pensionnyy-fond-rf-o-vvedenii-s-2020-goda-elektronnoy-trudovoy-knizhki

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина.

Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения.

Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.

Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение.

Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку.

Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.

Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Перечень сведений, которые ЭТК будет содержать

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

  • место работы – сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
  • период работы – даты начала и окончания трудовых отношений;
  • занимаемая должность – специальность, профессия;
  • сведения о квалификации работника;
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
  • основания, по которым трудовой договор прекращен.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

  • возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
  • максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
  • минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
  • возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
  • исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
  • все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
  • открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
  • высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?

Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:

  • в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
  • на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.

Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:

  • по запросу в территориальном органе ПФР;
  • в ходе обращения в ближайший МФЦ;
  • по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).

Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно. А информацию о приеме и увольнении – не позднее следующего дня за соответствующей датой.

Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.

Источник: https://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/perehod-na-jelektronnye-trudovye-knizhki-s-1-janvarja-2020-goda/

Электронные трудовые книжки

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

С 1 января работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Эту тему обсуждают давно, и у кадровиков накопились вопросы. Прежде чем изучать инструкции по переходу на электронные трудовые, прочитайте ответы на вопросы коллег. Разберетесь в сути изменений, а заодно подготовите к ним руководителя и сотрудников.

Трудовые книжки будут только электронными?

Нет, в некоторых ситуациях бумажные трудовые книжки останутся, а вам придется делать двойную работу. Весь 2020 год вы должны одновременно вести бумажные трудовые книжки на всех сотрудников и подавать электронные сведения в Пенсионный фонд. После 1 января 2021-го продолжите вести бумажные книжки тех сотрудников, которые заявят об этом в 2020-м.

Сотрудники, которые захотят сохранить бумажные трудовые, в следующем году должны написать заявления. Это не значит, что вы будете вести только бумажные книжки на таких сотрудников. Все равно придется подавать электронные сведения в Пенсионный фонд. Так сотрудники в будущем смогут отказаться от бумажных книжек в любой момент, а вы продолжите вести их электронные книжки.

Что будет, если опоздаете с новым отчетомЕсли после 17 февраля 2020 года будете задерживать отчет по форме СЗВ-ТД, Пенсионный фонд сообщит об этом в ГИТ. Сотрудники фонда должны будут направить электронное уведомление в инспекцию в течение пяти рабочих дней после того, как обнаружат просрочку. Также в инспекцию сообщат, если вы представили неполный отчет или исказили сведения.Если вы дважды в течение года пропустите сроки или представите отчет с ошибками, накажут по новой ч. 1.1 ст. 5.27 КоАП. Ее предлагает ввести Законопроект № 748758–7 о внесении изменений в КоАП. Пока это не штраф, а всего лишь предупреждение. Неприятно то, что такое предупреждение вынесут скорее всего вам как должностному лицу, которое отвечает за сдачу новых отчетов.

Как сотрудники узнают об изменениях?

Сотрудники должны узнать, что могут выбрать форму трудовой книжки. Для этого вы должны письменно уведомить каждого, п. 1 ст. 2 Законопроекта № 748684–7 о внесении изменений в ТК. В первом чтении Госдума приняла проект 17 сентября, и этот пункт вряд ли изменят.

Шаблоны уведомления и заявлений для тех, кто захочет оставить бумажные книжки, можете разработать уже сейчас. Сэкономите время, если возьмете наши образцы.

Хорошо, если вы не просто уведомите сотрудников, но объясните им, в чем преимущества электронной книжки, и поможете сделать выбор. Расскажите, что электронная трудовая не сгорит, не потеряется, ее невозможно подделать, а сведения из нее легко получить.

Можно не хранить бумажные трудовые?

Тем сотрудникам, которые не напишут заявление, вы обязаны выдать их трудовые. Вы не должны хранить и вести их бумажные книжки после 1 января 2021-го. Трудовые книжки сотрудников, которые написали заявления в 2020-м, придется хранить в компании по прежним правилам.

Когда будете выдавать книжки, обязательно делайте отметки в Книге учета трудовых книжек и получайте подписи работников. Это избавит вас от ответственности за задержку выдачи трудовой, споров с сотрудниками и претензий проверяющих.

Какие документы о стаже требовать у новичков?

У сотрудников, которые будут приходить в компанию в течение 2020 года, принимайте их бумажные трудовые. Тем, кто в следующем году впервые устроится на работу или захочет оформить новую книжку, выдавайте трудовые по старым правилам.

Когда будете принимать сотрудника на работу, вручите ему письменное уведомление и памятку, если хотите помочь определиться с формой трудовой книжки. Предложите новичку написать заявление, если он захочет ее оставить.

Сотрудники, которые будут впервые устраиваться на работу после 1 января 2021-го, бумажные трудовые книжки уже не получат. Их трудовая будет существовать только в электронном виде.

Остальные сотрудники, которые придут к вам в компанию после 1 января 2021-го, могут предъявить при приеме бумажную трудовую книжку. Это значит, что они хотят ее оставить и вы обязаны ее принять и вести.

Те новые сотрудники, у кого бумажной книжки к тому времени уже не будет, смогут представить вам сведения о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД. Эту форму они получат в день увольнения на предыдущем месте работы. Учтите, что в документе будет информация только о работе в этой компании.

Мнение экспертаЧто такое электронная трудовая книжкаЭлектронная трудовая книжка — условное название в переходный период, в буквальном смысле слова электронных книжек не будет. Будут сведения о трудовой деятельности в электронной форме. Электронная трудовая — это цифровая запись о трудовой деятельности. Все данные собирает Пенсионный фонд, все работодатели обязаны направлять в Фонд сведения о работе сотрудников.В электронной трудовой будет почти такой же перечень сведений, которые есть в бумажной книжке:— место и периоды работы;— должность, специальность, профессия;— квалификация, разряд, класс, категория, уровень;— даты приема, увольнения, перевода на другую работу;— основания прекращения трудового договора. В электронной трудовой не будет сведений о поощрениях работника, а также информации о его образовании.

Как сотрудники получат сведения о своей работе?

Сотрудники, которые оставят бумажные трудовые, будут получать сведения привычным способом, ст. 62 ТК. Требовать заверенную копию трудовой книжки, справку о стаже работы в компании и т. д. Напомним: ответить на заявление вы обязаны в течение трех рабочих дней. А если сотрудник просит об этом в день увольнения, вы должны вручить ему копии и документы в этот же день.

Сведения о трудовой деятельности работники смогут получить в электронном виде. При этом заявление сотрудник может передать вам лично, а может направить его по электронной почте. Так написано в новой статье 66.1, которую вносит Законопроект о внесении изменений в ТК.

Если сотрудник запросит сведения о трудовой деятельности во время работы, вы должны предоставить их в течение трех рабочих дней, форма СЗИ-ТД. Бумажную форму придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью компании, если она есть. Электронную форму надо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью.

В день увольнения вы обязаны выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности в вашей компании. Если сотрудник отказался или не смог получить сведения, направьте ему их в тот же день заказным письмом с уведомлением.

После того как сотрудник уволился, он может лично или по электронке прислать заявление о выдаче ему сведений. На оформление сведений у вас есть три рабочих дня.

Учите сами и объясните работникам, что вы представите ему сведения только о работе в вашей компании.

Информацию о трудовой деятельности у других работодателей сотрудник сможет получить в МФЦ, на портале Госуслуг или в Личном кабинете на сайте Пенсионного фонда.

Эти сведения он сможет распечатать, отправить по электронной почте, сохранить на флешку и т. д. При необходимости в МФЦ или на сайте ПФР сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности на бумаге.

Куда и как передавать сведения о сотрудниках?

17 февраля 2020-го — последний день, когда надо подать новый отчет в ПФР за январь

Сведения о трудовой деятельности всех сотрудников собирает, учитывает и хранит в своей Информационной системе ПФР.

Для того чтобы сведения о трудовой деятельности сотрудников вовремя поступали в Пенсионный фонд и были всегда актуальными, кадровики будут сдавать новый отчет по форме СЗВ-ТД. Форму должны утвердить до конца этого года.

По проекту формы СЗВ-ТД, которую разработал Пенсионный фонд, понятно, что в ней будете указывать информацию о тех работниках, которых приняли или уволили в течение месяца. Также надо будет отметить тех, у кого произошли кадровые изменения. Например, вы переводили сотрудников на другую работу, им установили иную квалификацию и т. д.

После 1 января 2020-го вы должны сдавать отчет в фонд ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Если это выходной, срок сдачи переносите на ближайший рабочий день.

Чиновники обещают, что вы сможете сдавать отчет онлайн: с помощью бесплатной программы на официальном сайте Пенсионного фонда.

Если в компании работает 25 и более сотрудников, вы обязаны представлять сведения в электронном виде, подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью. Небольшие компании смогут сдавать форму СЗВ-ТД и на бумаге, но могут также подавать электронный вариант. Для этого у сотрудника, который отвечает за сдачу отчета, должна быть электронная подпись.

С 2021 года обязанностей по отчетности у кадровиков станет еще больше.

Кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД придется отдельно сообщать в ПФР о приеме и увольнении работников. Вместе со сведениями об увольнении надо будет указать и ту информацию, которую еще не сообщали о сотруднике в Пенсионный фонд.

Срок подачи таких дополнительных сведений — не позднее следующего рабочего дня после того, как издадите приказ. Обратите внимание: отсчет будет не от даты приема или увольнения, а от даты издания приказа.

Подписывайтесь на мойканал. Постоянные публикации актуальных и интересных статей. Ставьте лайки, делитесь записями с друзьями и коллегами.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b7ceff59c7c7f00a805220a/5dba9b5fa3f6e400b1cba3be

«Трудовая биография» переходит в «цифру» — что это дает работникам и работодателям

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

С 1 января одним анахронизмом в жизни россиян станет меньше: на смену бумажным трудовым книжкам придут электронные

Сегодня исполняется ровно 81 год с момента введения трудовых книжек в нашей стране.

Примечательно, что через десять дней бумажные аналоги этих документов россиян станут историей: с 1 января 2020 года их перестанут оформлять при приеме на работу, а у тех, кто уже работает, появится электронный дубликат, так что «бумажную версию» можно будет забрать из отдела кадров в качестве сувенира. Об электронной версии «трудовой биографии», гарантиях трудовых прав работников и ошибках, от которых введение электронных трудовых книжек защитит работодателей, — в материале «Реального времени».

Трудовая книжка — наследие советского прошлого: на основании документа, в который заносились все этапы трудовой биографии работника, поощрения и взыскания, начислялась пенсия. Потерять трудовую книжку означало обречь себя на мучительное собирание документов, подтверждающих трудовой стаж.

Сегодня пенсия начисляется на основании данных об уплате работодателем за работника страховых взносов в Пенсионный фонд, и эта информация хранится в ПФР в электронном виде.

Стаж, по сути, стал не столько трудовым, сколько страховым, а трудовая книжка в бумажном виде потихоньку превращается в анахронизм.

Как сообщили «Реальному времени» в Отделении ПФР по РТ, с будущего года сведения о периодах работы тех, кто впервые устраивается на работу, будут храниться только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

Те, у кого она есть, могут написать заявление работодателю, на основании которого бумажную трудовую книжку будут вести одновременно с электронной.

«Если работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге», — заверили «Реальное время» в пресс-службе ведомства.

В электронном виде вся информация будет доступна в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги РФ». Фото Сергея Григоренко (vpravda.ru)

А что взамен?

В пресс-службе республиканского Минтрудсоцзащиты корреспондента «Реального времени» поправили: термин «электронная трудовая книжка» — скорее разговорный, чем официальный. С официальной точки зрения — в электронном виде работодатель подает, а ПФР аккумулирует сведения о трудовой деятельности.

При этом в ПФР от работодателя вместе с другой стандартной отчетностью теперь будет поступать практически весь перечень сведений, которые содержатся в бумажной трудовой книжке: место и период работы, должность, квалификация, даты приема и увольнения, основания увольнения.

Сведения о трудовой деятельности работодатели в 2020 году будут обязаны представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 1 января 2021 года — не позднее одного рабочего дня с даты приема сотрудника на работу или его увольнения. За нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений установлена административная ответственность.

Работник же вправе получить у работодателя все эти сведения в распечатанном и заверенном виде, но только за период работы у этого работодателя.

Получить информацию в полном объеме за все периоды работы у всех работодателей в заверенном виде будет можно в МФЦ или органах ПФР.

А в электронном виде вся информация будет доступна в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги РФ» (при условии, что работник зарегистрирован в ЕСИА).

А на каверзный вопрос, где гарантии, что данные, имеющиеся только в электронном виде, не исчезнут или не будут подделаны в один непрекрасный день в результате взлома базы данных, в пресс-службе ПФР ответили: «Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных».

«Это позволит избежать множества ошибок»

— Я приветствую появление электронных трудовых книжек, — говорит Галина Маштакова, руководитель GMC Consulting, член Совета по вопросам кадровой политики при президенте РТ. — Это позволит нам избежать множества ошибок, которые допускают в том числе и кадровики.

У нас будут теперь более жестко спрашивать за соответствие профессиональным стандартам, есть описание должностей, и должность, записанная в трудовой книжке, должна полностью соответствовать справочнику.

Если идет несоответствие, человек при выходе на пенсию не сможет получать выплаты за этот стаж.

Маштакова подчеркнула еще один важный момент: при утере трудовой книжки, пробелах в записях в ней, при утере бумажного документа информация теперь будет сохраняться в цифровом виде. И тогда гарантирована правильность пенсионных начислений для работника.

— А работодателю это позволит избежать ошибок и разной трактовки записей при передаче сведений в ПФР, потому что единая электронная система просто не примет неправильную запись, а любая ошибка кадровика будет сразу видна.

Исправить изначально неверную информацию тоже станет намного проще: утрясать сведения будут между собой работодатель и ПФР, а работник об этом даже может не знать и тем более не беспокоиться.

Единственное, о чем имеет смысл позаботиться работнику, — время от времени проверять сведения о своей трудовой деятельности в личном кабинете, и если возникнут претензии к их содержанию — обратиться к работодателю, в ПФР или трудовую инспекцию.
ОбществоИнфраструктура Татарстан

Источник: https://realnoevremya.ru/articles/161323-s-1-yanvarya-bumazhnye-trudovye-knizhki-zamenyat-na-elektronnye

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

Кому положена электронная трудовая книжка, а кому обычная?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.