+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сущность и значение бухгалтерских документов

Виды бухгалтерских документов и их назначение

Сущность и значение бухгалтерских документов

Документальное подтверждение бухгалтерских операций это один из главных этапов учетных работ. Сведения о фактах совершения операции, либо о получении разрешения на ее совершение может быть отражено на различных носителях, однако ни одна хозяйственная операция не должна быть зафиксирована в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующим документом.

Бухгалтерский документ – это оформленное в письменном виде подтверждение самого факта совершения хозяйственной операции, либо доказательство о получении разрешения на осуществление данной операции.

Бухгалтерские документы, используемые в учете, различны по своей природе, при этом каждый документ включает в себя ряд показателей. Подобные показатели, содержащие в себе сведения о хозяйственной операции, называются реквизитами. Все реквизиты классифицируются как:

  1. постоянные и переменные;
  2. обязательные и дополнительные.

Постоянные и переменные реквизиты отличаются друг от друга тем, что постоянные реквизиты применяются в одной организации длительный период времени (название организации, ее юридический адрес, реквизиты банка и т.д.). Переменные реквизиты определяются сущностью хозяйственной операции (кол-во поступивших материалов в накладной, наименование отпущенной в производство продукции и т.д.).

Обязательные реквизиты должны содержаться в каждом бухгалтерском документе (название документа – ПКО, РКО, накладная; содержание операции; подписи; дата, номер документа; наименование предприятия и т.д.). Состав обязательных реквизитов утвержден в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Руководящий состав организации утверждает приказом перечень лиц, наделенных правом подписи первичных документов. Денежные, а также расчетные документы подлежат обязательному подписанию директором и главным бухгалтером.

Дополнительные реквизиты зависят от содержания хозяйственной операции и назначения документа (номер телефона, основание для совершения операции, ФИО исполнителя, отметка о получении и т.д.).

Системное расположение реквизитов в бухгалтерском документе является структурой документа. Структура может иметь следующие формы: анкетная, табличная, комбинированная.

Бухгалтерский документ с анкетной структурой характеризуется расположением реквизитов как в стандартной анкете (вопрос и ответ). Реквизиты в документах с табличной структурой заполняются в виде таблицы. Комбинированная структура в бухгалтерских документах определяется расположением ряда реквизитов как в анкете, а ряд по табличной структуре.

Госкомстат России по согласованию с заинтересованными органами исполнительной власти (Министерство экономики РФ, Министерство финансов РФ и др.) утверждают унифицированные формы бухгалтерских документов.

Документы, по которым утверждены унифицированные формы обязаны оформляться в соответствии с ними. Данные формы имеют определенные требования к оформлению бухгалтерского документа, а также каждый документ имеет свое кодовое обозначение (общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)).

Документы, не имеющие унифицированной формы, обязаны быть утверждены в учетной политике организации.

Виды документов, используемых в бухгалтерском учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по ряду признаков.

Схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению

  • распорядительные (организационно-распорядительные) документы – это документы, отражающие в себе поручение, разрешение на совершение хозяйственной операции. Данные документы являются основанием для совершения операции, но не подтверждают факт ее осуществление, в связи с чем не отражаются в бухгалтерских регистрах. (приказ об оформлении на работу, доверенность, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).
  • оправдательные (исполнительные) документы – оформляются по факту совершения хозяйственной операции и являются первичным источником для составления бухгалтерских записей в учетных регистрах (ПКО, накладные, акты выполненных работ и т. д.).
  • документы бухгалтерского оформления – данные документы оформляются бухгалтером и играют вспомогательную роль в бухгалтерии (распределение ОПР и ОХР и др.). Они также могут составляться на те хозяйственные операции, на которые нет других подтверждающих документов, так, например, справка о сторнировании бухгалтерской записи.
  • комбинированные документы – само название данных документов говорит за себя. Они содержат как характерные отличия распорядительных документов, так и оправдательных (лимитно–заборная карта, РКО и т.д.). Так лимитно-заборная карта включает в себя разрешение на отпуск материалов, а после этого и подтверждение того, что материалы выписаны в производство.

По времени составления

  • первичные документы –данные документы оформляются в момент происхождения операции и подтверждают факт ее совершения (кассовые чеки, РКО, ПКО, акт выполненных работ и т.д.).
  • сводные документы – систематизируют информацию первичных документов, обобщают ее, подводят итоги за определенный период (РПВ, кассовая книга и т.д.).

По объему информации

  • разовые документы – отражают в себе информацию о совершении одной хозяйственной операции (ПКО, РКО и т.д.).
  • накопительные документы – это документы, состоящие из перечня однородных операций за конкретный период времени (журнал учета ПКО, РКО).

По месту составления

  • внутренние документы – используются и оформляются во внутреннем документообороте организации (рабочие наряды, накладные).
  • внешние документы – поступающие в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платежные поручения).

По структуре

  • анкетные документы – структура документа характерна для типичной анкеты.
  • табличные документы – расположение реквизитов представлено в форме таблицы.
  • комбинированные документы – включают в себя элементы анкетной и табличной структуры.

Требования, предъявляемые к оформлению и содержанию информации в бухгалтерских документах.

Записи в бухгалтерских документах должны быть понятны для чтения и разборчивы, делаются данные записи с использованием компьютерной техники, шариковых ручек, чернил и пишущих машин, если где-то они еще остались. Применять стирающиеся ручки или простой карандаш категорически запрещено, также необходимо прочеркнуть пустые строки, во избежание возможности вносить дополнительные записи.

Первичные бухгалтерские документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции, либо после ее совершения.

Также в документе должны быть проставлены подписи лиц уполномоченных на подписание данного документа и лица несущего ответственность за его составление. Первичный документ составляется в нескольких экземплярах для всех участников хозяйственной операции.

Не допускается при оформлении первичных документов: использование корректирующих жидкостей, подчисток, помарок и иных исправлений, кроме оговорённых.

Оговоренные исправления должны быть в обязательном порядке согласованы со всеми участниками хозяйственной операции и подтверждены подписями с проставлением даты внесения изменений. Однако есть и такие документы в которых исправления не допускаются, так, например, банковские и кассовые документы.

Документооборот на предприятии и его основы.

Документооборот – это система движения документов на предприятии с момента их создания (оформления), либо получения со стороны от физических и юридических лиц, до момента передачи в архив.

Система документооборота на предприятии осуществляется в соответствии с графиком. По каждому документу документооборот может оформляться в виде инструкций, схем, таблиц.

График документооборота определяет порядок формирования первичных документов, оформления и передачи их для осуществления определенных записей в бухгалтерском учете. Ответственность за соблюдение сроков и оформление несут лица составившие и подписавшие его.

Документооборот по отдельным видам документов устанавливается федеральными органами исполнительной власти РФ (например, по денежным).

Бухгалтерские документы, такие как бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета, первичные документы подлежат обязательному хранению, в соответствии со ст. 29  ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г. Хранению документы подлежат в течении сроков, определенных правилами государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного периода.

Изъяты из архива документы могут быть только налоговой инспекцией и налоговой полицией, органами дознания, органами прокуратуры и предварительного следствия, судами на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник: https://buhbook.net/buhgalterskij-uchet/teoriya-buhgalterskogo-ucheta/vidyi-buhgalterskih-dokumentov-i-ih-naznachenie/

Бухгалтерские документы

Сущность и значение бухгалтерских документов

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

  1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
  2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
  3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
  4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета.

Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы.

Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи, накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях, кассовых ордерах, банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам.

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете.

Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов.

То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

  • наименование и дата составления бланка;
  • реквизиты хозяйственного субъекта;
  • содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
  • подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико.

Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы.

На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика.

Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом, иные кассовые и банковские документы.

Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы.

При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы.

Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-dokumenty

Документация как элемент бухгалтерского учета

Сущность и значение бухгалтерских документов
 

Оглавление

Введение 2

1. Понятие и сущность документа в бухгалтерском учете 3

1.1. Первичное наблюдение в учете 3

1.2.Сущность и значение документации 5

1.3.Требования к содержанию и оформлению документов 7

2. Характеристика материальных носителей информации 10

2.1 Материальная составляющая документа 10

2.2 Классификация документов на современных носителях информации 13

2.3 Форма материального носителя электронной документированной информации 16

3. Документооборот и хранение документов 20

3.1.Документооборот, его организация 20

3.2 Организация хранения документов 21

Заключение 25

Список литературы 27           

  Основой процветания любой организации является бухгалтерский учет, не зависимо от организационно-правовой формы, структуры, построения и рода деятельности организации, так как основная цель бухгалтерского учета – обеспечение людей информацией, необходимой для принятия решений.

Такие решения помимо всего прочего включают распределение и использование ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д.

От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, а также то, какие страны процветают, а какие переживают упадок.

Фактически каждое предприятие вливает на экономическую ситуацию в области, регионе и даже стране и в этом не малую роль играет бухгалтерский учет. А это означает, что от правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

  Важную роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а точнее документация как элемент метода бухгалтерского учета.

  Цель написания данной курсовой работы: проанализировать и разобрать, что такое документация, какова ее роль и положение в работе предприятия, узнать о существующих носителях информации, выяснить принципы организации документооборота на предприятии, а так же организацию хранения документов.   

1.1. Первичное наблюдение в учете

     Наблюдение – один из способов выявления действительности, который основан на восприятии или измерении вещей и явлений. Чтобы отразить в учете какие-либо объекты нужно, в первую очередь, их наблюдать, другими словами – иметь о них первичное представление.

     Первичное наблюдение в бухгалтерском учете ведется с целью дальнейшей обработки данных о наблюдаемых фактах и преобразования их в информационные показатели.

В ходе наблюдения ведется описание фактов хозяйственной деятельности, фиксируются данные об этих фактах на материальном носителе информации. Их сохраняют и передают для дальнейшей обработки в системе учета.

Хозяйственные факты можно описать, применяя специальные показатели, измерители и коды.

     Первичное наблюдение – это обеспечение бухгалтерского учета определенной информацией. Но не все хозяйственные операции и экономические явления могут быть описаны с помощью общеизвестных показателей, многие из них невозможно подвергнуть дальнейшей обработке в системе бухгалтерского учета. Поэтому информация, которую невозможно обработать в дальнейшем не заносят в материальные носители.

     Полнота, объем, содержания и порядок первичного наблюдения зависит от целей и задач учета, системы обработки и обобщения данных, от требуемых характеристик получаемой информации.

     Первичное бухгалтерское наблюдение необходимо для описания и регистрации данных о фактах хозяйственной деятельности, разновидностью которых выступают хозяйственные операции. Хозяйственные операции необходимы для достижения каких-то результатов.

Они не могут отразить всего многообразия явлений и фактов хозяйственной деятельности. Поэтому такие факты, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствия и т.п., не могут быть отнесены к хозяйственным операциям.

В бухгалтерском учете отражаются лишь совершившиеся события и факты хозяйственной деятельности.

     Первичная единица бухгалтерского наблюдения – это такая хозяйственная операция, которая приводится для изменения активов и пассивов предприятия, изменения или прекращения хозяйственно-правовых отношений.

     Каждая хозяйственная операция характеризуется признаками и показателями.

     К признакам хозяйственных операций относят:

    • время и место совершения хозяйственной операции;
    • вещественные элементы, вовлеченные в хозяйственную операцию – материальные ресурсы, денежные средства;
    • затраты, расходы, цены, нормы, расценки, использованные при их оформлении.

     Показатели отражают количественную характеристику хозяйственных операций в натуральном, трудовом и денежном измерителях.

     Информационные сообщения поступают в виде первичных и сводных бухгалтерских документов.

     Наиболее распространенным способом первичного отражения данных бухгалтерского наблюдения являются бухгалтерские документы.

     Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.

     Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.

     К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие требования:

    • документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания;
    • должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
    • в документе должны быть заполнены все реквизиты;
    • должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

     Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются.

1.2.Сущность и значение документации

  В бухгалтерском учете документы – это письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение тому, что эти операции совершились. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей. 

  Документы широко используют в процессе управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.  Так,  требования цехов служат основанием для отпуска  материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации на уплату сырья, материалов и т. д.

  На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель контролирует законность и целесообразность

операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого подписавшего документ персональную ответственность за совершаемые им действия.

  Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля за материально ответственными лицами, распознавание краж и т.д. 

  Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии материалов или денег у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных  (учетных)  данных с фактическими, позволяет выявлять недостачи или излишки. 

  Документы используются и для анализа финансово-хозяйственной деятельности любой организации:  изучаются факторы,  способствующие выполнению показателей деятельности или явившиеся причиной их невыполнения.

  Для установления таких причин часто,  кроме отчетных данных,  используют документы,  служащие основанием для учетных записей.

  Это позволяет определить, разумно ли расходуются материалы и деньги, и способствует более эффективному их использованию.

  Немало важно и правовое значение документов. Будучи письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между организациями или организацией и потребителем. Подобные споры рассматривают в судебных органах и арбитраже. 

  Документы представляют собой бланки,  отпечатанные в типографии и содержащие строки и графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Заполняться документы могут от руки или с помощью компьютера.  Учетные документы могут заполняться в любом количестве экземпляров.

  В последнее время используют такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически.  Применяют читающие и копировальные автоматы, которые считывают буквенно-цифровую информацию непосредственно с печатных документов.

  Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения,  порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ. 

1.3.Требования и оформлению документов

  Документирование хозяйственной деятельности любой организации —  основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования.

     Определены они Федеральным законом РФ  «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г. (статьи 9 и 10) (с изменениями на 30 июня 2003 года) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н. 

  К документам предъявляются следующие требования:

    • своевременность составления,
    • достоверность показателей,
    • правильность оформления.

  Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum – нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.

  Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа.

Так, реквизиты документа, который оформляет, например, выработку рабочего и надлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной .

Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

  Обязательными реквизитами каждого документа являются:

  • название предприятия, от лица которого составлен документ;
  • название документа, его номер, код формы;
  • дата составления документа (число, месяц, год);
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые, денежные);
  • подписи должностных лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления.

Источник: https://student.zoomru.ru/buhaudit/dokumentaciya-kak-jelement-buhgalterskogo-ucheta/77314.632283.s1.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.