+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Важные дела кадровика в январе

Содержание

Делопроизводство в конце года. Что нужно успеть

Важные дела кадровика в январе

Делопроизводство в конце года

Разрабатываем план и пользуемся статьей, чтобы достойно завершить год и спокойно отдыхать, а после праздников начать новую работу, а не завершать старую.

Что нужно сделать службе делопроизводства до конца года?

  1. Составить сводную номенклатуру дел организации. В начале декабря должна быть собрана номенклатура дел структурных подразделений. До конца года все номенклатуры нужно проверить, оформить в сводную номенклатуру дел организации, утвердить ее руководителем и ввести в действие с 01 января следующего года.

    Номенклатура дел: как правильно составить>>

  2. Составить годовой отчет по исполнительской дисциплине по документам, поступившим за год в организацию.

    Если у вас введена система электронного документооборота (СЭД), то в автоматизированном режиме сделать это довольно легко — нужно выбрать период и базу данных входящих документов.

    Вручную придется считать все по журналу регистрации входящих документов. С этим отчетом необходимо ознакомить руководителя организации и подшить его в дело.

  3. Составить годовой отчет по исполнению распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). В СЭД это также будет легко сделать, выбрав лишь период.

    Вручную нужно будет выявить все приказы, распоряжения, протоколы со сроками исполнения, запросить у отделов информацию об исполнении каждого пункта документа.

    Затем в табличной форме составьте справку по исполнительской дисциплине в свободной форме.

    Добавьте следующие графы:

    • № ,
    • структурное подразделение,
    • наименование документа, дата, номер документа,
    • пункт документа
    • срок исполнения,
    • выполненные мероприятия.

    С таким отчетом необходимо ознакомить руководителя организации.

    Как контролировать исполнение документов>>

  4. Подготовить отчет об объеме документооборота за год. В СЭД он также формируется автоматически. Вручную вы подсчитаете это с помощью журналов регистрации документов. Целесообразно делать разбивку по месяцам и структурным подразделениям, а еще лучше — сравнить несколько предыдущих лет, чтобы прослеживалась динамика возрастания или уменьшения объемов документооборота.

  5. Завершить ведение журналов регистрации документов за год (если они у вас в бумажном виде) и подготовить новые на следующий год. Электронные базы документов можно начинать архивировать, но придется продолжить эту работу и в следующем году, так как документы, поступившие в конце года, будут исполнены только в следующем.

  6. Подготовить статистические данные какие договоры (если на службу делопроизводства возложена ответственность по заключению и учету договоров) должны быть перезаключены на следующий год, какие расторгнуты, какие суммы по договорам должны быть доплачены.

Что нужно сделать отделу кадров?

  1. Составить график отпусков на следующий год.
  2. Подготовить статистические данные о принятых, уволенных за год сотрудниках, а также о вакантных ставках.

  3. Проверить правильность оформления документов по воинскому учету и подготовить отчет о сотрудниках, поставленных в резерв за прошедший год.
  4. Подготовить приказы о выходе сотрудников на работу в праздничные дни.

  5. Проверить табель учета рабочего времени (больничные, недогуленные отпуска).
  6. Провести инвентаризацию личных дел, проверить ознакомление сотрудников со своими личными делами

Что нужно сделать всем структурным подразделениям?

Подшить оставшиеся не у дел документы, проверить все дела, правильность оформления документов в делах, очистить стол и выбросить ненужные бумаги.

С Новым годом, друзья!

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2014-01-24T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”http://1.bp.blogspot.com/-hQobiNBhRhU/VJsG7pMqjXI/AAAAAAAAAV0/eELsfx74HG0/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D0%B5%D1%86%2B%D0%B3%D0%BE%D0%B4%D0%B0.jpg”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2014/12/deloproizvodstvo-v-konce-goda.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Что должна успеть сделать служба делопроизводства и отдел кадров до конца года? Какие документы и отчеты нужно оформить? Узнайте об этом на docdelo.ru.”,”word_count”:445,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2014/12/deloproizvodstvo-v-konce-goda.html

Все изменения в ТК РФ со 2-го полугодия 2019 года (таблица)

Важные дела кадровика в январе

Со 2-го полугодия 2019 года вступят в силу глобальные изменения в трудом законодательстве. Журнал “Упрощенка” подготовил обзор всех изменений в таблице. По наиболее важным поправкам под таблицей даны подробные комментарии.

Таблица изменений в трудовом законодательстве с 2 полугодия 2019 года 

ИзменениеВ чем суть поправокКогда вступит в силу
Изменится срок выплаты отпускныхСрок выплаты отпускных поменяется. Изменения предложены Правительством. Проект закона подготовил Минтруд.Сейчас согласно статье 136 ТК РФ бухгалтер должен выплатить отпускные за три календарных дня до начала отпуска. Правительство считает, что этот срок не отвечает интересам работников.Предлагается выплачивать отпускные не за три календарных дня, а за три рабочих. В этом случае работники станут получать отпускные раньше.Пример. По действующему порядку если работник уходит в отпуск с понедельника 29 апреля, то он получит отпускные в четверг 25 апреля. А вот по новому порядку бухгалтерия должна выплатить ему отпускные раньше — во вторник 22 апреля.В законе будет прописано, что если заявление написано менее чем за три рабочих дня до отпуска, то бухгалтер должен будет выплатить отпускные в течение трех рабочих дней с даты заявления.Пример. Допустим, работник написал 26 апреля заявление об уходе в отпуск с понедельника 29 апреля 2019 года. Работодатель не против такого отпуска. Отпускные бухгалтер должен выплатить в течение трех рабочих дней со дня написания заявления. То есть не позднее 7 мая (между 26 апреля и 7 мая как раз три рабочих дня). Со дня опубликования(проект закона)
Вводится электронный документооборот в компанияхНа рассмотрению в Думу внесены поправки в статью 15.1 ТК РФ. Они должны вступить в силу с 1 октября 2019 года. Проект закона уже одобрен профильным комитетом.Из проекта следует, что все документы, которые сейчас делаются на бумаге, будут готовится на компьютере и передаваться в электронном виде.К примеру, заявление на отпуск можно будет отправить в один клик по электронной почте. Для этого достаточно будет один раз получить с работников письменное согласие. А потом все документы передавать по электронке.Ранее Минтруд сообщил, что заявление на отпуск необязательно. Трудовой кодекс не обязывает работников писать заявление на отпуск. Работодатель предоставляет отпуск в соответствии с графиком отпусков. В нем могут быть указаны даты начала и окончания отпуска и его продолжительность.С 1 октября 2019 года(проект закона )
Появится дополнительный выходнойРаботодатели должны будут раз в год предоставлять работникам старше 40 лет один оплачиваемый выходной для прохождения диспансеризации.По действующим сейчас правилам пенсионеры и те, кому до пенсии осталось не более пяти лет, имеют право на два оплачиваемых дня ежегодно (ч. 2 ст. 185.1 ТК). Остальные сотрудники имеют право только на один допдень раз в три года (ч. 1 ст. 185.1 ТК).Но недавно Минздрав обновил порядок прохождения диспансеризации. Право на ежегодное бесплатное медобследование получили граждане в возрасте от 40 лет (приказ Минздрава от 13.03.2019 № 124н).На практике проблематично реализовать это право, так как сотрудники заняты на работе. В связи с этим Правительство поручило Минтруду изменить нормы Трудового кодекса, чтобы устранить это противоречиеЧерез 10 дней со дня опубликования(поручение Правительства)

Изменение в документообороте с 1 октября

На рассмотрению в Думу провластными депутатами внесены серьезные поправки в ТК РФ. Они должны были вступить в силу с 1 октября 2019 года, но изменения отложены на январь. Проект закона уже одобрен профильным комитетом.

Если говорить простыми словами, то все документы, которые сейчас делаются на бумаге, будут готовится на компьютере и передаваться в электронном виде. Например, по почте и Скайпу.

На практике это означает, что, например, заявление на отпуск можно будет отправить в один клик в кадровую службу, а не бегать по этажам с ним. Для этого достаточно будет один раз получить с работников письменное согласие. А потом все документы передавать по электронке. Они будут приравниваться к бумажным.

Уволиться тоже можно будет по почте, написать заявление на увольнение в ворде и потом, например, переслав его по почте.

“Заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования или иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора могут передаваться как в личном присутствии сторон трудового договора (ознакомление под роспись), так и путем направления документа по почте или путем направления документа либо иной информации с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения”, — говорится в статье 15.1 ТК РФ в новой редакции проекта Федерального закона.

Изменения в сроках выплаты отпускных

Еще одно изменение по отпускным подготовило Правительство. Оно должно вступить в силу в ближайшее время, скорее всего уже в этом году. Как следует из поправок, бухгалтеры должны будут платить отпускные по новым правилам. 

В настоящее время отпускные выплачиваются строго за 3 календарных дня до начала отпуска.

Пример выплаты отпускных по старым правилам

Работник уходит в отпуск  в понедельник. Отпускные бухгалтер ему должен выплатить не позже четверга. Так как между четвергом и понедельником ровно три календарных дня (пятница, суббота и воскресенье).

Согласно поправкам, срок выплаты отпускных кардинально поменяется. И будет зависеть от того, заранее работник ушел в отпуск или нет. Покажем далее на примерах.

В законе будет прописано, что если сотрудник уходит в отпуск по графику, то отпускные выплачиваются за три рабочих дня. То есть в новой редакции закона будут фигурировать уже рабочие дни. Сейчас, скажем еще раз, это календарные дни.

Пример выплаты отпускных по новым правилам

Работник идет в отпуск 22 июля (отмечено желтым, см. календарь). Он предупредил об этом работодателя за две недели.

По новым правилам работник получит отпускные за 3 рабочих дня до отпуска, то есть 16 июня (выделено зеленым). Между 16 и 22 июня как раз 3 рабочих дня.

По старым правилам работник получит отпускные 18 июня (выделено голубым).

Как видно из примера, новые правила выгодны для работников, которые уходят в отпуск по графику отпусков. 

Тем сотрудникам, которые любят спонтанные отпуска, новый закон может не понравится. Так как в нем отдельным пунктом прописаны случаи, когда работники срываются в отдых внезапно. Такие работники получат отпускные уже после того, как уйдут в отпуск. Особенно это неудобно будет тем, кто получает деньги наличными, а не на карту.

В законе будет прописано, что если работник предупредил работодателя об отпуске  менее чем за три рабочих дня до отпуска, то бухгалтер должен будет выплатить отпускные в течение трех рабочих дней с даты ухода в отпуск. Проще показать это же примере.

Пример выплаты отпускных, если работник поздно предупредил бухгалтерию

Работник уходит в отпуск 22 июля (выделено желтым). Он предупредил работодателя (выделено красным). В этом случае работник получит по новому закону отпускные через три рабочих дня со дня предупреждения работодателя. То есть 25 июля (выделено оранжевым).

Подпишитесь на “Упрощенку” на полгода, а читайте 12 месяцев!

До 31 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал “Упрощенка” — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга “Упрощенка. Годовой отчет 2019”.

31 декабря — последний день акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/355102-vse-izmeneniya-v-tk-rf

Важные дела кадровика в январе

Важные дела кадровика в январе

Игнорировать требования ст. 8 ФЗ-282 от 29.11.2007 г. компания не вправе. Заполнение и предоставление отчетов направлено  на информирование органов статистики о численности сотрудников и условиях их труда. С этой целью кадровая служба  сдает в январе три отчета.

  • 1-Т – до 20 января 2019 г. В эту форму вносятся сведения о среднесписочной численности и фонде зарплате сотрудников, включая внешних совместителей. В отчете обязательно отражается вид экономической деятельности компании.
  • П-4 – до 15 января. Форму П-4 сдают все юрлица всех форм собственности и видов деятельности. Ее сдают компании со штатом до 15 сотрудников по состоянию за IV квартал 2018 г. и организации с более внушительным штатом за декабрь. Первые отчитываются ежеквартально, вторые ежемесячно.
  • П-4 (Н3) – до 8 января за IV квартал. Отчет демонстрирует неполную занятость сотрудников и их передвижение. В нем отражаются данные о неполном рабочем времени, периодах простоя, отпусках за свой счет, принятых и уволенных в течение отчетного периода, занятых штатных единицах и свободных вакансиях. Форму рекомендуется подготовить в конце декабря, чтобы в первый рабочий день января ее спокойно проверить и сдать.

Все вышеупомянутые формы заполняются на основе уже имеющихся данных. Так что, если в декабре кадровик аккуратно дооформил все дела, то отчитаться перед Росстатом ему не составит труда. Подпись на отчетах ставит руководитель компании.

Архивирование документации

Согласно Правилам, утвержденным Приказом Минкульта №526 от 2015 г. сдаче в архив подлежат документы, которые по закону положено хранить свыше 10 лет.

Они передаются на архивное хранение не ранее, чем через год, но не позже, чем через три по окончании отчетного года. То есть, в январе 2019-го архивировать нужно документы за 2015-2017 гг.

Определить сроки хранения можно по Перечню типовых архивных документов, утвержденному Приказом Минкульта № 558 от 2010 г.

Проверка графика отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее двух недель до нового календарного года. То есть, на 2019-й отпуска утверждаются до 14 декабря 2018 года включительно. Утверждению предшествует согласование очередности ухода в отпуск с самими сотрудниками.

Обычно после длительных новогодних каникул сотрудники по очереди атакуют руководителя с просьбой  о переносе утвержденного до Нового года отпуска. Обстоятельства у всех разные.

Поскольку график отпусков – это чисто внутренний документ компании, его вполне можно откорректировать, если на то есть распоряжение руководства. В этой связи целесообразно поинтересоваться после праздников, не намерен ли кто-нибудь передвигать свой отпуск.

Ну, и как обычно, не все кадровики успевают решить этот вопрос в конце года. Особенно те, кто совмещает свои обязанности с бухгалтерскими.

Прогноз проверки госорганами

Выяснить, внесена лм организация в плановые мероприятия госорганов не сложно. Такой график утверждается Генпрокуратурой РФ. Вся информация о запланированных на 2019 год проверках со стороны трудовой инспекции и службы занятости выкладывается на официальном сайте ведомства в первые рабочие дни года.

Обратите внимание, информацию о плановых поверках лучше искать на сайте Генпрокуратуры, а не сайтах Трудовой инспекции и службы занятости.

Своевременное информирование и знание дат проверок позволит к ним достойно подготовиться и избежать неприятностей.

Проверка и корректировка штатного расписания

Использовать типовую форму Т-3 для штатного расписания не обязательно. Закон не устанавливает жестко фиксированных сроков его утверждения, но начинать год  с уже утвержденной штатной численностью удобно.

Обычно кадровики и бухгалтеры прорабатывают этот вопрос в конце года и в первый рабочий день января представляют руководителю на утверждение уже готовый документ.

Такой подход удобен тем, что есть время подумать и внести изменения.

Внутренние кадровые отчеты

Год лучше начинать со спокойной беседы с руководителем о планах на будущее. Для этого придется серьезно подготовиться и составить несколько отчетов по следующим направлениям.

  • Количество принятых и уволенных сотрудников.
  • Динамика текучести кадров.
  • Результативность сотрудников, подобранных кадровой службой.
  • Эффективность используемых кадровых технологий.

В большой компании с кадровой службой из нескольких сотрудников и руководителя выполнить все вышеперечисленные дела не составит труда за первую неделю января. В маленьких компаниях функции кадровика часто исполняет единственный бухгалтер. В этой связи в очередности январских дел расставляются приоритеты, имеющие значение для эффективности всей компании в целом.

Источник: RasZP

Источник: https://klevo.net/vazhnye-dela-kadrovika-v-janvare/

10 Важных дел для кадровика и бухгалтера, которые нужно сделать в декабре · Энциклопедия начинающего предпринимателя

Важные дела кадровика в январе
ТОП-10 важных дел для бухгалтеров и работников кадровой службы, которые стоит сделать в декабре 2016 года!

Дело №1. Составить и утвердить график отпусков на 2017 год

Сделать это нужно не позднее 17 декабря. Об особенностях составления графика отпусков мы пишем каждый год. Как составить график бесконфликтно, нужно ли включать в него декретниц, какие категории работников имеют право взять отпуск в удобное для них время, как утвердить график.

Дело №2. Составить и согласовать план работы по воинскому учету на 2017 год

Этот план составляется ежегодно, и до наступления нового года его нужно еще согласовать с военкоматом. Поэтому не тяните, до 20 декабря отнесите план на согласование. Что еще проверяют военкоматы, какие документы нужно оформлять по воинскому учету, читайте в наших статьях.

Дело №3. Составить приказ о работе в праздничные дни

Многие организации и ИП не могут себе позволить не работать 8 праздничных дней. Максимум 1-2 дня для встречи Нового Года, а потом магазины, кафе, салоны красоты, ателье, аптеки открываются.

Обслуживающие организации (ЖЭК, УК, Энергосбыт, Горгаз) оставляют дежурных. Запомните, что дежурство – это такая же работа в праздничный день. И оформлять ее нужно по обычным правилам: письменное согласие работника + приказ о работе в выходной день.

Дело №4. Начислить и выдать зарплату за декабрь и январские отпускные

Как правило, зарплату за вторую половину месяца компании выдают с 5 по 15 число следующего месяца.

Если в локальных актах у вас указано, что зарплата за вторую половину месяца выдается ранее 9 числа (например, 8-го), значит, зарплату за декабрь в этом году нужно выплатить 30 декабря – в последний рабочий день года.

Потому что следующий рабочий день – только 9 января, а выплата заработной платы в этот день, т.е., позднее установленного срока, может повлечь штраф до 50 тыс. руб. Кроме того, за каждый день просрочки начисляются проценты.

Такая же ситуация и с январскими отпускными. Если по графику отпусков работник идет в отпуск сразу после праздников, то выплатить отпускные нужно заранее, не позднее 30 декабря.

Дело №5. Перечислить декабрьские взносы

Реквизиты для перечисления страховых взносов с 2017 года изменятся, потому что администрировать их теперь будет налоговая. Чтобы в первые дни нового года не сделать ошибок (а потом разбираться с налоговой службой), лучше заплатить взносы сейчас по старым реквизитам. Лучше это сделать до 25 декабря, ведь тогда фонды успеют их разнести и учесть в личной карточке страхователя.

Дело №6. Проверить статус иностранных работников

Если у вас есть работники-иностранцы, нужно проверить их налоговый статус. Резидентом иностранный гражданин становится в случае, если пробыл в РФ 183 дня или больше в течение 12 месяцев подряд. Если сотрудник приобрел статус резидента на конец года, компания должна пересчитать налог по ставке 13%.

НДФЛ за работников из государств ЕАЭС составляет 13% с момента их прибытия в Россию.

Но если по окончании налогового периода такой иностранец не стал резидентом, то его НДФЛ нужно пересчитать «в обратную сторону». Об этом напоминает нам Минфин в своем письме от 10.06.2016. №03-04-06/34256:

«Таким образом, если по итогам налогового периода сотрудники организации не приобрели статус налогового резидента (находились в Российской Федерации менее 183 дней), их доходы, полученные в данном налоговом периоде, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 30 процентов».

Если компания занизит НДФЛ, инспектор ФНС вправе выписать штраф в размере 20% от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).

Дело №7. Внести изменения в локальные акты

В 2016 году многие ключевые законы претерпели изменения. Изменилась статья 136 ТК РФ, и теперь сроки выплаты зарплаты установлены более жестко: не позднее 15 дней после окончания половины месяца, за которую она начислена. Проверьте свои локальные акты, не противоречат ли они теперь Трудовому кодексу.

В полной мере начали действовать статьи ТК РФ о профстандартах. Если у вас есть локальные акты, которые регулируют процесс подбора, аттестации и оценки персонала, а ПС для работников обязательны, то ЛА нужно пересмотреть. И, если нужно, привести в соответствие с новыми требованиями.

Дело №8. Провести аудит трудовых договоров

Если вы еще не пересматривали шаблоны трудовых договоров с работниками, нужно сделать это как можно быстрее. Штраф за отсутствие какого-либо обязательного условия в тексте договора не маленький – от 5 тыс. руб. для ИП и от 50 тыс. руб. для организации. И это штраф за 1 договор!

Если в вашей компании работают 10 человек, и в каждом ТД есть недостатки, то штраф составит уже 50 тыс. руб. для ИП и полмиллиона для организации. А если 100 человек?

Дело №9. Пересмотреть учетную политику и лимит кассы

Ежегодно утверждать учетную политику не обязательно. Но если вы приняли решение изменить порядок учета, то до 31 декабря нужно утвердить новую политику. Помните, что некоторые правила учета нельзя менять ранее чем через два года. Например, перечень прямых расходов и порядок их распределения на  готовую продукцию (абз. 4 п. 1 ст.319 НК РФ).

Дело №10. Подготовить документы, у которых закончился срок хранения, для уничтожения

Каждый год мы отбираем документы для уничтожения (статьи об архивном хранении). Это и приказы о ежегодных отпусках и краткосрочных командировках, которые хранятся всего 5 лет, и графики отпусков, которые можно хранить только 1 год, и табели учета рабочего времени (хранятся 5 лет, кроме учета времени работников с вредными и опасными условиями труда). Пожалуй, это единственное дело, которое может подождать до января, потому что за более длительное хранение документов, чем положено по закону, штрафа нет

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/10-vazhnyx-del-kotorye-nuzhno-sdelat-v-dekabre/

Кадровое делопроизводство с нуля

Важные дела кадровика в январе

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров. Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2019 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Новости экономики и финансов СПб, России и мира

Важные дела кадровика в январе

Между тем HR–менеджеры важны в любой компании. Особенно в условиях, когда большая часть задач по–прежнему выполняется вручную, несмотря на повсеместные толки о цифровизации, которая “всех вытесняет с кадрового рынка”.

Зона высокой ответственности

О том, что таит за собой дверь с табличкой “Отдел кадров”, знает каждый: отпуска, больничные, наем на работу. Сотни кадровых судеб в тысячах бумажек. Лишние — в шредер. Нужные — в папку.

Ошибка, допущенная, например, при увольнении сотрудника, или неподанная в госведомство отчетность могут обернуться для компании серьезными проблемами, говорит партнер, старший юрист Юридической конторы Гессена Екатерина Никулина: “Любое отклонение от установленного порядка, даже сугубо формального характера, влечет для работодателя существенные негативные последствия, в том числе и материальные. В этой связи эффективная работа кадровой службы имеет большое значение. Любой ее промах фактически означает возникновение проблем для работодателя либо со стороны работника, либо со стороны уполномоченных служб. Например, за нарушение порядка ведения трудовых книжек на работодателя может быть наложен штраф в размере от 30 тыс. до 50 тыс. рублей по ст. 5.27 КоАП РФ. А простое неознакомление увольняемого работника с приказом под роспись может обернуться восстановлением его на работе с выплатой заработной платы за прошедший период”.

Дело в функции

Однако какова разница между усидчивым кадровиком в кипе бумаг и человеком, чья должность громко называется “директором по персоналу”? Как говорится в многочисленных статьях, среднестатистический кадровик обязан хорошо разбираться в нормативно–правовой базе. В ведении HR–менеджера кадрово–концептуальные задачи — мотивация, обучение, оценка эффективности.

Разница в весе специалистов прослеживается через зарплату. На известных порталах поиска работ — разброс в ценах и требованиях. Так, менеджеру по персоналу работодатель сулит 60 тыс. рублей в месяц.

В ответ просят наличие опыта в рекрутинге не менее 2 лет: искать кандидатов по всевозможным источникам, проводить отборочные интервью и взять на себя полное делопроизводство.

А вот вакансия поинтереснее: в солидную компанию требуется HR–менеджер — “повышать уровень рабочей зрелости сотрудников, способствовать продуктивности и самостоятельности команд, разрабатывать инструменты и внедрять HR–функцию в команды, помогать CEO выстраивать оптимальную организационную структуру и распределять роли в команде”, и прочий SCRUM. Честно указанная заработная плата — 150 тыс. рублей.

“В 2015 году был принят профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом, где сформулированы трудовые функции, требования к умениям и знаниям, — говорит доцент кафедры управления и планирования социально–экономических процессов СПбГУ Елена Маслова.

— Конечно, в реальности есть разница между директором по персоналу и кадровиком. Первый занимается непосредственно управлением сотрудниками, у него менеджерская функция.

Кадровый специалист в большей степени занимается администрированием — у него обеспечивающая функция”.

Не робота работа

По данным исследования Deloitte, в 65% российских компаний ключевые процессы рекрутмента персонала стандартизированы. Однако говорить о повсеместной цифровизации не приходится — большая часть функций по–прежнему выполняется менеджерами по персоналу вручную, без использования технологий. Это характерно и для России, и в целом для мира.

Аналитики приводят такую статистику: специалисты по персоналу самостоятельно занимаются скринингом резюме (65,5% компаний в России, 43% — в мире), проводят собеседования (85 и 68% соответственно), занимаются отбором кандидатов (77 и 69%), формируют job offer (81 и 60%) и закрывают позицию (61,5 и 62%). Технологии помогают разве что в поиске кандидатов и размещении вакансий, обработке откликов. В большей степени алгоритмам доверили как раз последнее (в 31% российских компаний и 30% зарубежных).

К этой картине можно добавить штрихи из исследования Coleman: в 54% компаний система частично автоматизирована, но выгрузка данных происходит вручную, а у 26% и вовсе нет никаких автоматизированных систем.

“Сегодня одной автоматизацией уже никого не удивишь: более 82% крупных компаний в России имеют в своем арсенале различные системы по управлению кандидатами (ATS), да и глобально этот рынок растет лишь на 8% в год, что может говорить о покрытии базовой потребности в автоматизации рутинных процессов рекрутмента. Несмотря на столь позитивную картину и появление на рынке новых цифровых продуктов, которые обещают революционно изменить мир рекрутмента, открытым остается вопрос качества и эффективности работы самих систем и этих продуктов, а также уровень квалификации и вовлеченности сотрудников, работающих в этих системах. Пока не будет снята зависимость от линейного персонала, мы постоянно будем сталкиваться с человеческим фактором. До полной диджитализации функции рекрутмента предстоит пройти еще долгий эволюционный путь развития”, — уверен директор практики IT и Telecom консалтинговой компании Cornerstone Максим Антонов.

По статистике KPMG, примерно две трети руководителей HR–подразделений согласны с тем, что HR–функция уже претерпела или претерпевает изменения под влиянием цифровой трансформации. Но лишь 40% из них имеют готовый план работы в новой среде.

Интересно, что, по мнению 41% респондентов, участвовавших в исследовании, корпоративная культура является основным препятствием для цифровой трансформации, 35% опрошенных описывают корпоративную культуру своих компаний как ориентированную скорее на выполнение операционных задач, чем на инновации и эксперименты.

Принять и научить

Хоть HR — это призвание, все же “властелинами кадров” не рождаются. Знания по управлению большими и малыми коллективами, работе с их мотивацией и по решению разных задач не берутся из воздуха. Выход — с учебником за парту.

По оценке директора Европейского института образования и рекрутинга Владимира Захарова, за последние 5 лет направление по управлению персоналом стало более востребованным.

Более того: в образовательной среде существует альтернатива государственным вузам: “В них идут вчерашние школьники, у которых еще нет ничего за спиной — ни опыта, ни знаний. Кроме того, система высшего образования оторвана от практической части направления.

У частных образовательных учреждений есть возможность корректировать свои программы, оперативно реагируя на все изменения”.

Тем не менее в Петербурге далеко не каждый вуз способен готовить специалистов по управлению персоналом. В архивах статистики приема есть интересные данные. Во–первых, в некоторых вузах это направление появилось относительно недавно. Во–вторых, государство за свой счет неохотно учит таких специалистов — и без того маленький план приема на бюджет год от года сокращается.

Так, в СПбГУ за 4 года количество бюджетных мест для будущих HR–менеджеров сократилось вдвое (20 зачисленных было в 2015–м, и 10 — в 2019 году). Сократилось и число поданных заявлений — на 20% (621 и 517 соответственно). Одновременно с этим вырос средний балл для бюджетников (с 256 до 272 баллов) и стоимость обучения для платников. Сейчас образовательный год обойдется в 267 тыс. рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=cuUJSObAbN8

В самом университете снижение числа бюджетных мест объясняют волей Минобрнауки и подчеркивают, что это характерно не только для Петербурга.

“За последние годы количество выделяемых в общероссийском масштабе по этой УГСН бюджетных мест серьезно сократилось, соответственно сократился и объем бюджетного приема по отдельным направлениям подготовки, в том числе по направлению 38.03.03 “Управление персоналом”, — комментируют в СПбГУ.

В Санкт–Петербургском государственном экономическом университете (СПбГЭУ) также вырос средний проходной балл, а вот конкурс, напротив, снизился. Если в 2015 году поступить на управление персоналом можно было за 232 балла, а на одно место претендовали 47 абитуриентов, то по итогам приемной кампании — 2019 проходной балл вырос до 246, а конкурс составил 44 человека на место.

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!

Источник: https://www.dp.ru/a/2019/11/26/Kadrovik_kadroviku_rozn

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.