Журнал учета переработки рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели.

В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

• прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
• в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

• предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.

При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода.

Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
2. заносит данные в книгу учета;
3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

1. п/п;
2. ФИО сотрудника;
3. дата;
4. время прибытия в учреждение;
5. время ухода;
6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
7. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

• порядковый номер записи;
• ФИО наемного трудящегося;
• дата внесения данных;
• час появления работника на производстве;
• время ухода.

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

• конкретное место, куда ушел сослуживец;
• суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=8294

Образец журнала учета переработки военнослужащим

Характер службы военных нередко приводит к переработке.

За нее военнослужащий может получить дополнительные дни отдых, денежные выплаты и другие формы компенсации, но только если ее правильно учитывают и заносят в специальный документ.

Образец журнала учета переработки военнослужащим пригодится в случае, когда надо разобраться с учетом излишне отработанного времени данной категорией граждан.

Переработка у военнослужащих

Военная служба – фактически та же работа, пусть и с определенными особенностями. Законодательство устанавливает для военнослужащих ту же продолжительность рабочей недели, что и для гражданских. Стандартно за неделю рабочее время не должно превышать 40 часов, а для женщин в определенных обстоятельствах – 36 часов.

В отличии от обычной работы на предприятиях военнослужащий не может просто покинуть рабочее место в назначенное время. Нередко его привлекают для выполнения различных дополнительных обязанностей, участия в мероприятиях (например, учениях и т. д.). В итоге человек оказывается вынужден работать больше стандартного времени и возникает переработка.

Замечание. Денежная компенсация положена за переработку и в некоторых других случаях.

Журнал учета времени военнослужащих

Предоставление отгулов и денежные выплаты за переработку возможны только на основании документального подтверждения факта сверхурочной работы. Для этого в штабе воинской части заводиться специальный журнал учета. Вносит в него информацию о часах, отработанных сверх нормы, командир.

В последствии данные из журнала о дополнительно отработанных часах суммируются. На основе этих сведений оформляется приказ и военнослужащему оформляют дополнительные дни отдых.

Важно. Документ ведется только при несении службы в обычном режиме.

Форма и образец журнала

Для учета времени, отработанного сверх нормы, используют регламентированную форму журнала. Она была разработана и утверждена еще в 2015 году, но продолжает действовать. Использовать собственную форму или вести учет какими-то нестандартными способами не допускается.

Замечание. Введена форма приказом Минобороны от 30.10.2015 N 660.

С целью максимально точного отображения информации и соблюдения прав военнослужащих в документе предусмотрен не просто общий учет количества отработанных часов свыше установленной законодательством нормы. Раздельно ведется учет по времени переработки в обычные, а также выходные и праздничные дни.

Важно. Привлечение военных к работе сверхурочно осуществляется на основании приказа. В обычных ситуациях он должен быть оформлен документально. Но в срочных случаях допускается устный приказ. В отличие от гражданских лиц военные не могут отказаться от привлечения к выполнению обязанностей даже в официальные выходные или праздники.

Всего в форме документа предусмотрено 13 граф:

• В первом столбце указывают порядковый номер записи.
• Столбцы 2-4 содержат данные о военном (должность, звание, Ф.И.О.).
• В столбцах 5-7 столбцах учитывают переработку в часах.
• Столбцы 8-11 содержат сведения о предоставленном времени для отдыха;
• В столбце 12 указывается нереализованное отгулов (часы, дни).
• 13 столбец предназначается для подписи военного.

Использование ранее отработанного времени

Действующее законодательство допускает военным в обычном режиме, выполняющим служебные обязанности, использовать отработанное сверхурочное время для получения дополнительных дней отдыха. Их можно использовать сразу после накопления необходимых часов (8) или присоединить к отпуску с увеличением его длительности.

При определении порядка предоставления дополнительных дней отдыха учитываются пожелания самого военного. На основе их и данных из документов командиром составляется рапорт и на основании него издается приказ о предоставлении отгула.

Важно. Необязательно сразу использовать отгул. Для большинства людей значительно удобней увеличить длительность отдыха. Это вполне допустимо, достаточно просто сообщить о своем желании.

После выпуска приказа о дополнительных отгулах информация о них должна быть внесена в журнал. Это необходимо сделать также оперативно, чтобы не создавалась в дальнейшем путаница о накопленных переработках и не возникло ситуаций, когда человеку за одни и те же часы, отработанные сверхурочно предоставлены отгулы дважды.

Журнал учета переработки военнослужащим довольно важный документ, отражающий не только отработанные сверхурочно часы, но и данные о полученных дополнительных днях отдыха. Но он ведется только при условии службы в обычном режиме.

Источник: https://mil-kabinet.ru/informatsiya/obrazets-zhurnala-ucheta-pererabotki-voennosluzhashhim

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо – например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

• руководителем компании или структурного подразделения организации;
• работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

• учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
• вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.

В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.

Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

• сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
• руководитель конкретного отдела;
• сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Скачать образец

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Скачать Т-12

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы? 

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Скачать образец журнал учета рабочего времени

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-vesti-zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Журнал учета сверхурочных работ: понятие, функции, правила ведения

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

Законодательство РФ предписывает нанимателю строго и добросовестно учитывать длительность рабочего времени и отработанных сверхурочных часов.

Трудовой кодекс 99 статьей регулирует порядок сверхурочной работы: понятие, продолжительность, регламент ситуаций, когда работник должен дать документальное согласие, а какие ситуации считаются экстренными и согласие не требуется. Среди видов учета выделяют: приказ, ведомость и журнал.

Основные понятия

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке фиксируется приказом или табелем.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

Сверхурочная работа

В России три способа контроля трудового времени:

1. Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
2. Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
3. Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Для чего необходим журнал?

Журнал учета не относится к обязательной документации. При этом, многие руководители и кадровики используют данный способ учета, поскольку документ:

• регистрирует случаи работы, выполненные сотрудниками сверх нормированного трудового режима
• упорядочивает привлечение служащих к сверхурочным работам
• упрощает процедуру подсчета денежного вознаграждения
• контролирует компенсирующие выплаты в виде денежного вознаграждения или отгулов

Правила ведения

Трудовой кодекс не регламентирует ни порядок ведения, ни внешний вид журнала. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает правила учета. В зависимости от штата сотрудников ведет журнал:

• руководитель
• заместитель
• кадровик
• другое назначенное лицо

В должностных обязанностях указывается факт ведения журнала.

Существенные нюансы при заполнении:

• учет должен быть точным, поскольку от этого зависит соблюдение российского законодательства (не более 4 часов на протяжении 2 дней кряду, 120 ч в год)
• задержка на работе по собственному желанию сотрудника не учитывается как сверхнормативное время и, соответственно, не оплачивается
• у журнала на последней странице должно быть место для подписи заверителя
• удобнее иметь в документе несколько сквозных отверстий для шнуровки, но он не должен быть прошнурованным

В таблицу нужно вносить следующие сведения:

• ФИО работника
• его должность
• причину сверхурочки
• дату
• количество отработанных часов
• реквизиты письменного согласия

Не нужно указывать в журнале вид компенсации (деньги или отгул), поскольку решение персонала может измениться и придется переделывать/исправлять документ.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Пример приказа

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

• «шапку»
• вводные данные (название, дата, номер)
• основную часть
• заключение (ФИО, подпись)

Табель

Пример табеля

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

Журнал учета

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять учет переработанного времени своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/zhurnal-ucheta-sverhurochnyh-rabot.html

Журнал учета рабочего времени сотрудников: срок хранения, распоряжение о ведении

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

• Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
• Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
• Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
• Отсутствие работника на предприятии полный день;
• Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.

В конце месяца по результатам, занесенным в  журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:

• ФИО сотрудника;
• Наименование должности и структурное подразделение;
• Время появления на работе;
• Время ухода с работы;
• Количество отработанных часов;
• Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
• Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
• Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

• Общий журнал;
• Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
• Журнал для должностей имеющих сменный график;
• Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
• Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.

Также если на предприятии есть несколько обособленных структурных подразделений, то журналы могут быть заведены в каждом.

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

• Порядок использования журнала;
• Ответственные за его ведение;
• Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Пример граф основного раздела журнала

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

• На обложке должно стоять наименование журнала;
• На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
• Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
• На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

• Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
• Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
• Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
• Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся  в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

• Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
• Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
• Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

• 75 лет, в случае, если в журнал вносились сведения о работе во вредных и опасных условиях, которые дают работнику право на досрочный выход на пенсию (тот же срок установлен и для журнала регистрации трудовых договоров и журнала учета и движения трудовых книжек);
• 5 лет, во все остальных случаях (такой же срок хранения имеют журнал кассира-операциониста и журнал проверок осуществления воинского учета, регистрации документов, учета бланков строгой отчетности).

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи.

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

Источник: https://pravo-urfo.ru/sotsialnaya-sfera/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov-srok-hraneniya-rasporyazhenie-o-vedenii.html